… vers une plateforme unifiée de consultation des documents numériques des Académies universitaires de Belgique francophone
1. Répondre à un besoin
Les différentes institutions membres des trois Académies universitaires de Belgique francophone, la Bibliothèque Royale de Belgique et le Musée royal de Mariemont numérisent des documents et des objets patrimoniaux depuis de nombreuses années. Ce faisant, ils se heurtent à trois problèmes :
- la réalisation d’outils de communication de ces réalisations au public via Internet
- l’intégration de ces réalisations dans une plateforme unique
- la visibilité de ces réalisations aux niveaux national et international.
A l'initiative de la Commission "Bibliothèques" du CIUF, un groupe de travail axé sur la numérisation a été mis sur pied en octobre 2005. Parmi ses missions, on relève la coordination des travaux de numérisation entrepris dans les diverses institutions universitaires en Communauté française de Belgique, ainsi qu'à la Bibliothèque royale et au Musée de Mariemont, ces deux derniers étant membres invités de la Commission du CIUF.
D’autre part, la BICFB contribue au développement de Dépôts institutionnels qui recueilleront la production scientifique et académique des universités et la rendront librement accessible : ces dépôts constituent donc autant de plateformes permettant de gérer des documents numériques. Par ailleurs, de grands projets à l’échelle nationale (comme UNICAT, catalogue collectif virtuel des bibliothèques belges) et européenne (comme EDLNet, le réseau qui vise à réaliser une grande bibliothèque numérique européenne) promettent d’offrir une meilleure visibilité aux documents numériques produits localement.
La mise en relation des difficultés rencontrées par nos institutions, avec cette brève description des initiatives inter-académies, nationales et internationales, nous pousse à envisager le développement d'un outil ouvert facilitant l'accueil de partenaires externes tels que la Bibliothèque royale de Belgique et le Musée royal de Mariemont. Cet outil devra permettre l’intégration de nos documents numériques dans les plateformes soutenant les dépôts institutionnels de chaque Académie tout en adoptant des technologies mises en œuvre dans le projet UNICAT pour moissonner l’ensemble de ces dépôts, en mettant à profit la mise sur pied en cours d'un EDLnet Belgium, en veillant à répondre aux standards internationaux et en surveillant de près l’évolution des projets européens.
2. Étapes de réalisation
Dans le but de garantir à chacun l’accès aux documents numériques disponibles dans chaque institution partenaire, il nous parait utile de :
Première phase (2009)
- Dresser l’état de l’art :
- établir le bilan de la numérisation dans chaque académie,
- établir une typologie des différents matériaux numérisés actuellement,
répertorier les pratiques locales (formats utilisés, mode de stockage, solutions de mises en ligne déjà envisagées),
étudier la faisabilité technique et la faisabilité institutionnelle d’intégrer ces documents numériques dans les dépôts institutionnels, en questionnant les politiques locales de gestion des dépôts : pour quels types de contenus ces derniers sont-ils prévus ? peut-on inclure les nouveaux contenus ou doit-on créer un nouvel ensemble, etc. ?
Définir les spécifications communes afin de permettre la description des documents, leur indexation (y compris du texte intégral), leur moissonnage en utilisant la technologie Unicat et les recherches (y compris dans le texte intégral).
Garantir que ces spécifications soient prises en compte dans chaque dépôt. - Surveiller les développements d’EDLNet
Veiller à l’intégration des normes européennes dans nos dépôts. - Développer un prototype dans chaque Académie
Adapter les structures des Dépôts institutionnels pour pouvoir y intégrer les documents numériques (phase 1)
Adapter les Dépôts pour permettre de distinguer la production scientifique (dépôt institutionnel) des autres types de documents numériques
S’assurer de la mise en application des normes dans chaque institution
Tester le versement d’échantillon dans les Dépôts numériques.
Seconde phase (2010)
- Verser les contenus dans les Dépôts
Élaborer la plateforme de moissonnage et consultation des documents numériques de nos institutions, dans le respect des normes et des standards internationaux en veillant à rendre possible l’intégrabilité dans les projets européens à venir.
3. Moyens à dégager
Les moyens actuels des différents opérateurs concernés ne permettent pas d’entreprendre ce chantier. Un apport extérieur est nécessaire.
- Première phase (2009)
Financement d’un « coordinateur » (1/5 temps), diplômé en science de l’information avec un intérêt marqué pour l’aspect technique.
Il sera chargé de : - Convoquer les réunions avec les relais locaux et le groupe de travail "Numérisation" du CIUF et rédiger les procès-verbaux de ces réunions.
- Etablir les rapports sur l'état d'avancement du projet à destination de la BICFB, selon un calendrier à établir.
- Analyser et synthétiser les enquêtes locales réalisées par les relais : état d'avancement des projets de numérisation et pratiques locales, faisabilité technique et institutionnelle d'intégration des documents numériques dans les dépôts institutionnels.
- Définir et décrire les spécifications communes avec les relais locaux et les responsables des dépôts institutionnels.
- Surveiller les développements techniques et en terme de contenus des initiatives européennes (TEL, EDL) en établir une synthèse bimestrielle à destination des relais et du Groupe de travail "numérisation" du CIUF.
Financement de trois « relais locaux » (chacun à mi-temps) à profil technique, qui, dans chaque Académie, après avoir contacté les diverses institutions, seront chargés des enquêtes concernant la numérisation, des adaptations techniques et fonctionnelles des dépôts institutionnels pour permettre l’intégration des documents numériques qui ne relèvent pas des dépôts institutionnels ainsi que des tests de versement de contenus. Pour des raisons d’efficacité, il serait souhaitable que leurs personnes de contact, dans les différentes institutions, soient les membres du groupe "Numérisation" mis sur pied par la Commission "Bibliothèque" du CIUF.
- Seconde phase (2010)
Elle sera centrée sur le développement de l'interface de consultation. Les moyens à dégager seront envisagés ultérieurement.
Estimation des apports financiers nécessaires pour la Phase I (2009) :
- 1 x 0.2 ETP universitaire, soit 10.000 €
- 3 x 0,5 ETP, soit 63.000 €
- Total : 73.000 €
Dernière mise à jour : ( 19-03-2008 )
